Qual é o Problema?

As últimas semanas do ano geralmente representam um período de melancólica avaliação dos resultados. Constatamos que os kilos não foram perdidos e os kilômetros não foram corridos. O curso de inglês não passou da matrícula e o MBA ficou para o próximo ano. A ligação para o parente distante não passou da vontade e aquele churrasco para reencontrar os amigos do ensino médio não saiu do terreno das idéias. 

Com as festas de fim de ano, as esperanças se renovam e a sensação de "este ano vai ser diferente!" se fortalece. Os primeiros dias no ano são carregados de energia como se o ano todo pudesse ser resolvidos em poucas semanas. Pensamos em tudo o que desejamos fazer e muitas iniciativas são empreendidas simultaneamente, o que faz com que esta energia se dissipe em poucas semanas.

Temos muitos textos falando sobre maneiras para se traçar as metas para o ano e ferramentas para se organizar seu plano, mas gostaria de tratar sobre o início, sobre o primeiro passo que muitas vezes é ignorado: a declaração do problema.

Pode parecer trivial, mas em uma cultura em que a primeira reação é negar o problema para justificar a inércia, a etapa de declaração do problema passa a demandar habilidade por parte do líder do projeto. O professor José Roberto Ferro, presidente do Lean Institute Brasil, escreveu que "o  problema é não te problema." Ele afirma que analisar "onde estamos" e  "onde queremos chegar" deve ser uma atitude contínua da liderança para garantir a sustentabilidade do negócio.

Quando pensamos nas metodologias de melhoria contínua (Six Sigma, Kaizen, SMED, 5S, MASP, etc....), constatamos que sempre começam com a famosa declaração do problema. Entender o problema é a arma mais poderosa para dar foco e estabelecer o senso de urgência necessário para que os membros da equipe coloquem o seu melhor em um projeto. 

A etapa de declaração do problema precisa ser um evento em que fatos e dados devem ser levantados para que o impacto em todos os stakeholders seja bem dimensionado. Neste evento de reflexão sobre o problema, um pequeno brainstorming ocorre naturalmente fazendo com que cada membro do grupo comece a fazer parte do problema e, se são parte do problema, certamente estarão mais engajados em buscar soluções criativas para sua resolução. 

Se queremos fazer um kaizen em nossas vidas em 2014, precisamos separar tempo para prepararmos nossa declaração de problema para o ano. Se compreendemos que é uma questão de mudança da situação em que estamos para uma situação desejada, a declaração de problema perde sua carga negativa e passa a ser vista como uma declaração de oportunidades de melhoria. Pensando nas oportunidades de melhoria que temos nos diversos papéis que desempenhamos (pai, filho, amigo, profissional, cidadão, etc.), podemos então partir para a priorização e estabelecimento de metas e planos. 

Estabelecer metas e planos antes de elaborar uma boa declaração do problema é uma maneira fácil de perder o foco e desperdiçar a fundamental energia para construirmos resultados e atingirmos nossos objetivos.